Monitoring w świetle RODO

 

monitoring 1305045 1280

Oko pracodawcy sięgnie jeszcze dalej?

Coraz częściej na terenie zakładów pracy, czy fabryk pojawiają się tablice informujące o monitorowaniu terenu. Obowiązek zamieszczania takich tablic wprowadziły przepisy  RODO, nakładając na pracodawców konieczność uregulowania kwestii monitoringu pracy pracowników oraz zawarte w Ustawie o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000) przepisy nowelizujące Kodeks pracy.

Monitoring wizyjny – wprowadzenie i obowiązki

RODO reguluje monitoring jako „monitorowanie na dużą skalę miejsc publicznie dostępnych –  w szczególności za pomocą urządzeń optyczno-elektronicznych” (motyw 91, 97 i art. 35 ust. 3 lit. c) RODO). Tym samym wskazuje, że z przetwarzaniem danych osobowych mamy do czynienia nie tylko podczas monitorowania terenu prywatnego, ale także podczas używania kamer filmujących miejsca publiczne.

Przetwarzanie danych przy użyciu monitoringu wizyjnego polega na zapisywaniu, przeglądaniu, udostępnianiu i usuwaniu zarejestrowanych zdarzeń i wizerunku osób. Należy jednak wskazać, że monitoring wizyjny nie łączy się automatycznie z przetwarzaniem danych osobowych. W przypadku, gdy celem monitoringu wizyjnego jest podgląd danego miejsca, a nagranie nie jest zapisywane na nośniku pamięci, wówczas wątpliwym jest fakt przetwarzania danych osobowych. Ponadto należy wskazać, że przepisy pozwalają pracodawcy na wprowadzenie monitoringu, który obejmuje jedynie rejestrację obrazu.

Jak zostało wspomniane, zgodnie z postanowieniami RODO przetwarzanie danych osobowych może mieć miejsce jedynie w przypadku, gdy istnieje ku temu przesłanka legalizująca, wynikająca z katalogu zawartego w art. 6 ust. 1 RODO (tj. m.in. uzyskana prawidłowo zgoda, wykonanie zawartej umowy, przepis prawa nakładający taki obowiązek, realizacja celu publicznego). Administrator danych osobowych jest również zobowiązany do przestrzegania określonych reguł i spełnienia obowiązków informacyjnych (vide art. 12 ust. 1 RODO), z których może być pod pewnymi warunkami zwolniony.

Nowelizacja kodeksu pracy, która weszła w życie 25 maja 2018 roku, wprowadziła przepisy regulujące instytucję szeroko rozumianego monitoringu, w tym w pierwszej kolejności monitoringu wizyjnego. Przyznano pracodawcy możliwość – ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa – wprowadzenia monitoringu wizyjnego na terenie zakładu pracy lub wokół niego (art. 222 k.p.)

Obostrzenia dotyczące monitoringu

Polski ustawodawca zakazuje umieszczania kamer w pomieszczeniach socjalnych (tj. pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach lub pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej), chyba że jest to uzasadnione realizacją celu wskazanego w par. 22 2 ust. 1 k.p. Wtedy pracodawca może objąć monitoringiem wizyjnym owe miejsca, jednak w sposób uniemożliwiający rozpoznanie osób tam przebywających. Nagrania z monitoringu mogą być wykorzystywane przez pracodawcę wyłącznie dla określonego celu, dla którego zostają zbierane i można je przechowywać maksymalnie przez 3 miesiące od dnia ich nagrania, chyba że mają posłużyć jako dowód w postępowaniu cywilnym bądź karnym.

Wskazać również należy, że ścisły cel wprowadzenia monitoringu, a także jego zakres i sposób zastosowania powinien być określony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, bądź w obwieszczeniu. Co ważne, ustawodawca nie wyznaczył pracodawcom okresu przejściowego na dostosowanie tych dokumentów.

Finalnie, w przypadku zainstalowania monitoringu, pracodawca (w wykonaniu obowiązku informacyjnego nałożonego na niego przez RODO) musi poinformować pracowników o podłączeniu monitoringu na co najmniej 2 tygodnie przed faktem oraz dostatecznie oznaczyć teren, bądź pomieszczenia, które będą podlegać obserwacji (najpóźniej na 1 dzień przed) podając niezbędne szczegóły do wglądu pracowników na tablicach informacyjnych.

Tablice informacyjne

Spółka jako administrator danych stosujący monitoring wizyjny powinna informować w sposób widoczny wszystkie zainteresowane osoby, że dany obszar objęty jest monitoringiem. Spółka musi też spełnić obowiązek informacyjny poprzez podanie informacji o administratorze danych, w tym m.in. nazwy, adresu siedziby, obszaru, celu monitorowania i czasu przechowywania nagrań (art. 13 ust. 1 i 2 RODO).

W tym celu na terenie przedsiębiorstwa należy zawiesić tablice informujące o działającym monitoringu. Wymogiem jest, aby tablice były widoczne, przejrzyste oraz umiejscowione w bliskiej odległości od monitorowanych miejsc. Ich wymiary powinny być proporcjonalne do wielkości liter, ich położenia oraz możliwości wzrokowych osób, które mają się z nimi zapoznać. W praktyce, dla ułatwienia ich zrozumienia stosuje się piktogramy informujące o objęciu dozorem kamer danego obszaru.

Monitorowanie efektywności pracowników lub obszarów niedozwolonych

Zgodnie z obowiązującym prawem, jednym z celów monitoringu jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia zakładu, czy kontroli produkcji. Należy pamiętać, że stosowanie monitoringu nawet w ww. celach musi być oparte o zasady adekwatności, proporcjonalności i ograniczoności. Wskazać należy, że w tym katalogu zasad nie znajduje miejsca stosowanie monitoringu jako metody nadzoru nad pracownikami i sumiennością wykonywanej przez nich pracy, tym bardziej, że pracodawca został wyposażony w inne, mniej ingerujące w prywatność i bardziej adekwatne środki kontroli pracy pracowników (np. monitoring komputerów, sprawdzanie ilości wytworzonych produktów).

Zasadą jest, że pomieszczenia wyłączone z monitoringu w myśl postanowień RODO nie mogą zostać poddane kontroli kamer. A contrario, gdy zachodzą przesłanki do objęcia tych pomieszczeń monitoringiem (np. ze względów bezpieczeństwa mienia, bądź pracowników) mogą być one wyjątkowo, choć pod pewnymi warunkami, objęte monitoringiem. Wprowadzenie monitoringu musi być adekwatnie zastosowane do okoliczności –  gdy istnieje zagrożenie kradzieży, kamerę można skierować na szafy, w których znajdują się dokumenty, czy na okno w łazience, przez które ktoś próbował się już włamać. Przypadek ten nie stanowi jednak podstawy do nieograniczonego w czasie wprowadzenia monitoringu na tym obszarze. Ponadto, stosowanie monitoringu w tym wypadku wymaga od administratora danych wprowadzenia odpowiednich środków technicznych, celem ochrony dóbr osobistych osób potencjalnie monitorowanych. Warto ustawić kamery w taki sposób, aby nie naruszało to godności osób obserwowanych, a jeżeli w polu widzenia kamery znajdzie się taka osoba, należy zanonimizować jej wizerunek. Rozwiązania takie mają na celu zminimalizowanie ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, w odniesieniu do monitoringu miejsc, w których co do zasady taki monitoring jest zakazany. Powinny one uwzględniać zasadę zapewnienia ochrony danych osobowych na etapie projektowania i domyślnej ochrony danych ujętą w art. 25 RODO.

Wprowadzenie RODO nałożyło na pracodawcę dodatkowe obowiązki nie tylko w zakresie przetwarzania danych osobowych, ale i informacyjne. Od tego czasu wprowadzenie bądź dalsze istnienie monitoringu w zakładzie pracy uzależnione jest od poinformowania o tym fakcie pracowników i wprowadzenia odpowiednich postanowień w regulaminie pracy, a także zainstalowania tablic informacyjnych oraz przestrzegania zasad określających w których miejscach monitoring wizyjny może być stosowany. Zmiany te ocenić należy pozytywnie, jako mające fundamentalne znaczenie dla zwiększenia ochrony praw pracowników i komfortu ich pracy.

 

Autor: Adrian Cop