Monitorowanie pracowników a obowiązek informacyjny

04.01.2018r.

Żyjemy w czasach ciągłego monitorowania. Dzieje się to na ulicach, podczas zakupów, na parkingu, przy wejściu do budynków i mieszkań i jeszcze w miejscu pracy. W poniższym artykule chcielibyśmy się skupić na wymogach dot. monitorowania pracowników w miejscu pracy.

 

Aktualny stan prawny

 

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że do tej pory nie istnieją w Polsce przepisy prawa pracy, które regulowałyby wymogi monitorowania w miejscu pracy. Oczywiście nie oznacza to, że pracownicy w Polsce w ogóle nie są monitorowani. Do tej pory kwestia wymagań dotyczących monitorowania w miejscu pracy była sporna zarówno w literaturze jak i orzecznictwie. W praktyce jednak monitorowanie pracowników było bardzo często uzasadniane wskazaniem na art. 23 § 1 pkt. 5) ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr. 2016, poz. 922). Zgodnie z przytoczonym przepisem przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. W związku z powyższym przepisem w orzecznictwie prezentowany jest pogląd, że dana osoba powinna zostać uprzednio poinformowana o monitorowaniu. Ponadto należy ocenić proporcjonalność zastosowanych środków do celu a także stopień naruszenia sfery prywatnej danej osoby. Dodatkowo informacja o monitorowaniu powinna być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie pracy).

 

Warto wskazać, że polski ustawodawca w projekcie ustawy – Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych (projekt z dnia 12.09.2017) przewiduje zmianę art. 22 1 kodeksu pracy poprzez możliwość wyrażenia zgody przez pracownika na przetwarzanie innych danych osobowych niż wskazane w 22 1 § 1 i 2 kodeksu pracy oraz wyraźny zapis o dopuszczalności nadzoru nad miejscem pracy lub terenem zakładu pracy pracownika w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli pracodawca uzna to za konieczne.

 

Obowiązek informacyjny wg. RODO 

 

W Rozporządzeniu Ogólnym o Ochronie Danych [dalej: RODO] obowiązek informacyjny został  dokładniej uregulowany niż w dotychczas obowiązującej ustawie o ochronie danych osobowych. Przypisy RODO znajdą zastosowanie również w przypadku stosowania monitoring pracowników. Zgodnie z art. 13 RODO administrator (tj. pracodawca) będzie zobowiązany przekazać konkretnej osobie (tj. pracownikowi) następujące informacje na temat monitorowania:

  • adres, pełna nazwa administratora danych osobowych
  • dane kontaktowe administratora (np. mail, telefon)
  • cel przetwarzania danych osobowych
  • podstawa przetwarzania danych osobowych wraz z ew. opisem prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora
  • informację o odbiorcach danych osobowych
  • informację o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego
  • informację o okresie przechowywania danych osobowych
  • informację o prawie dostępu do danych osobowych oraz ich sprostowania
  • informację o prawie usunięcia danych osobowych lub ograniczenia przetwarzania, o prawie do wniesienia sprzeciwu oraz o prawie do przenoszenia danych
  • informację o prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych
  • informację o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego
  • informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych

 

Zatem pracodawcy w swoich wewnętrznych regulacjach powinni mocno rozbudować informacje dotyczące monitorowania pracowników.

 

Zwracamy Państwa uwagę również na orzecznictwo Europejskiego Trybunału Praw Człowieka  dot. monitoringu pracowników a związane z naruszeniem art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, tj. prawa do poszanowania życia prywatnego i korespondencji (art. 8 EKPC). W wyroku  Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 05.09.2017 w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii (skarga nr 61496/08) Wielka Izba podała kryteria, które należy uwzględniać przy rozstrzyganiu kwestii zasadności monitorowania komunikacji pracownika, aby można było je skutecznie wykorzystać w procesie. Trybunał wskazał na sześć istotnych kryteriów:

  1. Wstępne informacje na temat monitorowania: osoba zainteresowana musi być poinformowana z wyprzedzeniem o rodzaju monitorowania i jego implementacji;
  1. Zakres monitorowania przez pracodawcę i stopień ingerencji w prywatności pracownika: czy monitorowany jest przepływ komunikacyjny lub jego zawartość, czy monitorowane są wszystkie lub tylko części komunikacji? Czas trwania monitorowania i liczba osób mających dostęp do uzyskanych informacji;
  2. Uzasadnienie monitorowania: czy istnieją uzasadnione powody indywidualnego monitoringu? Monitorowanie treści komunikacyjnych jest bardziej inwazyjne niż samo wykrywanie komunikacji i wymaga ważniejszego uzasadnienia;
  3. Konieczność podjętych działań: czy cel można osiągnąć za pomocą mniej inwazyjnych środków i metod (np. bez bezpośredniego dostępu do całej treści komunikatu)?
  4. Konsekwencje dla pracownika i zamierzone wykorzystanie wyników, w szczególności to, czy wyniki zostały wykorzystane do osiągnięcia określonego celu działania;
  5. Istnienie uzasadnionych gwarancji: czy zapewniono, że treść komunikatu nie będzie dostępna, jeżeli pracownik nie został wcześniej poinformowany?

 

Oznacza to, iż już teraz monitorowanie pracowników może być kontrolowane przez sądy zgodnie z podobnymi kryteriami, jakie zostały wskazane w art. 13 RODO, mimo iż samo RODO będzie stosowane dopiero po 25.05.2018. Dlatego pracodawcy powinni wprowadzić odpowiednie zmiany w tym zakresie (w szczególności wprowadzić odpowiednie zapisy do Regulaminów pracy / umów o pracę) w trybie pilnym zamiast czekać do 25.05.2018.

 

Katarzyna Małaniuk   Katarzyna Małaniuk, Radca prawny, Senior Associate w Rödl & Partner